Lo sviluppo tecnologico e l’informatizzazione hanno condizionato in modo significativo la nostra vita, anche (e soprattutto quella di tutti i giorni). Allo stesso tempo si può affermare che tutta questa ‘mobilità’ e tecnologia ha reso molto semplici, e per di più molto rapide, diverse operazioni.

Oggi infatti lavorare con clienti e con vari enti anche molto distanti dalla propria sede è possibile e non bisogna più attendere i lunghi tempi della posta cartacea per l’invio o la ricezione di documenti. Oggi con un click è possibile raggiungere chiunque, ma se si vuole dare effettiva validità ai documenti occorre avere una firma digitale.

Che cos’è?

La firma digitale serve per dare validità legale a un documento elettronico allo stesso modo in cui avviene per un documento cartaceo firmato a mano. Il documento validato con firma digitale ha le caratteristiche di:

  • autenticità;
  • integrità: la firma assicura che il documento non abbia subito manipolazioni dopo essere stato validato;
  • il ‘non ripudio‘, ovvero, il documento firmato, quindi riconosciuto da chi l’ha sottoscritto, non può essere da lui ripudiato;

A chi è utile?

La firma digitale serve sia ai privati cittadini che necessitino dialogare con la Pubblica Amministrazione (come nel caso dei concorsi), sia ai possessori di partita iva e alle imprese che debbano inviare documenti ‘firmati’ di varia natura. Questi vanno dalle fatture o preventivi ai propri clienti (che siano enti privati o pubblici) fino alle comunicazioni legate al fisco (come ad esempio i bilanci).

Con la firma digitale è inoltre possibile sia richiedere autocertificazioni, presentare ricorsi, richiedere contributi che firmare contratti e fatture senza necessità di inviare per posta cartacea gli originali. E’ infine molto utilizzata da alcuni istituti di credito (come ad esempio Findomestic) per la sottoscrizione a distanza di contratti finanziari come nel caso dei prestiti o dei conti correnti (vedi ad esempio Cariparma ed il suo Conto Adesso).

Da chi viene offerto il servizio?

Per creare la firma digitale e apporla sui vari documenti bisogna rivolgersi a una delle aziende che offrono questo servizio, ce ne sono diverse, tra cui Infocert, Aruba S.p.A., Poste Italiane, Banca d’Italia, oppure si può richiedere il servizio di firma digitale Camera di Commercio.

Ovviamente si deve scegliere in base ai prezzi offerti e al prodotto. E’ infatti possibile acquistare diverse tipologie di kit, di base, composti da:

  • una tessera magnetica con chip, simile a una carta di credito  (0 ad una ‘tesserina’ telefonica);
  • un lettore che va collegato al PC;
  • un software.

Quali sono le possibili alternative?

Entrando nelle diverse possibilità tra cui scegliere queste sono le principali:

  • le key USB: che contiene anche il software per apporre la firma e la Carta Nazionale dei Servizi (necessaria per verificare la propria identità e che consente di comunicare con la Pubblica Amministrazione). Questa consente anche di archiviare i documenti;
  • smart card e lettore smart da tavolo: che hanno un costo più basso rispetto agli altri kit;
  • token USB: contiene i certificati di firma, mentre i software possono essere scaricati dal web;

E’ in molti casi possibile ottenere la firma digitale gratis per un breve periodo di prova pagando poi il servizio. I costi sono diversi a seconda dell’azienda a cui ci si rivolge, ma comunque tutti solitamente propongono la sottoscrizione di un contratto di circa 3 anni di erogazione del servizio stesso con pagamenti mensili.

Si può validare un documento senza acquistare il kit?

Sebbene non si tratti di una firma digitale gratuita, invece di acquistare un kit si può tranquillamente optare per la firma digitale remota. In questo caso non occorre alcun dispositivo da collegare al PC né tanto meno la card col chip, basta semplicemente avere una connessione da un qualsiasi device e utilizzare il sistema di autenticazione a tempo che consta di chiavi (come quelle fornite dalle banche) che generano password temporanee dette OTP (come ad esempio con Db Contocarta).